Distribuição automática de leads no GoHighLevel (round robin)

Para distribuir leads automaticamente no GoHighLevel, você cria um workflow com um gatilho de entrada do lead (por exemplo, contato criado) e adiciona a ação Assign to User com mais de um vendedor selecionado. Assim, cada novo lead vai para o próximo vendedor da fila, em rodízio. Se o objetivo é distribuir reuniões e não contatos, o caminho é o calendário do tipo Round Robin, que escolhe quem atende conforme a disponibilidade de cada pessoa da equipe.

Abaixo está o passo a passo das duas opções, as diferenças entre elas e os erros que mais atrapalham o rodízio de leads na prática.

Round robin é o nome em inglês para rodízio: cada novo lead vai para o próximo vendedor da lista, e quando a lista termina o ciclo recomeça. Em vez de alguém do time decidir manualmente quem atende cada contato, a regra fica no CRM e roda sozinha, a qualquer hora.

O ganho principal é de processo: nenhum lead fica parado esperando alguém distribuir, a divisão entre vendedores fica previsível e todo contato já entra no CRM com um responsável definido.

Segundo a central de ajuda da HighLevel, a ação Assign to User dos workflows aceita três formas de atribuição. Para reuniões, existe ainda o calendário Round Robin, com duas lógicas próprias de distribuição.

Como funciona a divisão por peso

Na divisão desigual, você define um peso para cada vendedor. A documentação usa este exemplo: Alan com peso 3, Bobby com peso 3 e Charlie com peso 1. Os três primeiros leads vão para Alan, os três seguintes para Bobby, o sétimo para Charlie, e o ciclo recomeça. Na opção de divisão igual, que é o padrão, o tráfego é repartido de forma uniforme entre os usuários selecionados.

Este é o fluxo descrito pela própria HighLevel. Os nomes dos botões podem variar um pouco conforme o idioma e a versão da interface.

1. Acesse Automações, depois Workflows, e crie um workflow começando do zero.
2. Adicione o gatilho de entrada. A documentação sugere o gatilho de contato criado, mas você pode usar um gatilho ligado à origem do lead, como o envio de um formulário específico.
3. Adicione a ação Assign to User e selecione os vendedores que vão participar do rodízio.
4. Escolha como dividir o tráfego: de forma igual, para um rodízio simples, ou de forma desigual, definindo o peso de cada vendedor.
5. Decida se a ação deve valer só para contatos sem responsável (veja a próxima seção).
6. Logo depois da atribuição, adicione a ação de notificação interna para avisar o vendedor escolhido.
7. Publique o workflow e salve.

A documentação orienta colocar a notificação interna depois da ação de atribuição. Nessa notificação, você escolhe o canal (notificação no aplicativo, SMS ou e-mail, podendo combinar mais de um) e define o destinatário como o usuário atribuído. Assim, só o vendedor que acabou de receber o lead é avisado.

Se a notificação vier antes da atribuição, o aviso pode ir para a pessoa errada, porque o responsável ainda não foi definido naquele momento do fluxo.

A ação Assign to User, conforme a documentação oficial, não traz uma opção de considerar se o vendedor está online ou de plantão: ela segue a ordem ou os pesos configurados. Quando a disponibilidade importa, a ferramenta indicada é o calendário Round Robin, que distribui agendamentos com base na agenda de cada pessoa.

Para criar um, vá às configurações de calendários, crie um novo calendário do tipo Round Robin, dê um nome, selecione os membros da equipe, ajuste o endereço da página de agendamento, a duração da reunião e os horários de atendimento, e salve. Se nenhum membro estiver livre num horário, o cliente simplesmente não consegue reservar aquele horário.

As duas lógicas do calendário Round Robin

• Otimizar por disponibilidade: o agendamento vai para um membro livre no horário escolhido. Se vários estiverem livres, a prioridade definida para cada um (alta, média ou baixa) decide a ordem.
• Otimizar por distribuição igual: o sistema busca equilibrar o número de reuniões ao longo do mês, escolhendo quem tem menos agendamentos naquele período. A documentação informa que nenhum membro pode ficar mais de 3 reuniões à frente de outro.

• Deixar desligada a opção de atribuir só contatos sem responsável e ver clientes trocando de vendedor a cada novo gatilho.
• Colocar a notificação interna antes da ação de atribuição.
• Manter no rodízio um vendedor de férias ou desligado da empresa; é preciso remover o usuário da ação ou ajustar os pesos.
• Criar dois workflows diferentes que atribuem o mesmo contato, um sobrescrevendo o outro.
• Esperar que o workflow respeite a agenda do vendedor; para isso, use o calendário Round Robin.
• Publicar sem testar com alguns contatos fictícios antes de ligar o fluxo nos anúncios.

1. Crie alguns contatos de teste que disparem o gatilho do workflow.
2. Abra cada contato e confira quem ficou como responsável; a sequência deve seguir a ordem ou os pesos que você definiu.
3. Verifique se o vendedor certo recebeu a notificação interna, no canal escolhido.
4. Acompanhe o histórico de execução do workflow para ver se algum contato parou em alguma etapa.
5. Depois de alguns dias com leads reais, filtre os contatos por responsável e veja se a divisão está coerente com a configuração.

Como os usuários são ilimitados em todos os planos do GoHighLevel (Starter, a partir de US$ 97 por mês; Unlimited, US$ 297; Agency Pro, US$ 497), incluir mais vendedores no rodízio não aumenta o custo da assinatura.

• HighLevel Help Center — Workflow Action - Assign To User: https://help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000003300-workflow-action-assign-to-user
• HighLevel Help Center — How to Automatically Assign Users to Leads In Workflows: https://help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002044-how-to-automatically-assign-users-to-leads-in-workflows
• HighLevel Help Center — Round Robin Calendars: Setup, Distribution & Availability Explained: https://help.gohighlevel.com/en/support/solutions/articles/155000001485-how-to-create-a-round-robin-calendar
• HighLevel Help Center — Appointment Distribution Logic for Round Robin Calendars: https://help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001484